COMPARTIR DOCUMENTOS
COMPARTIR DOCUMENTOS EN WORD
Hoy día es muy frecuente el
trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta
llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grande y
también en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial,
escritores, periodistas e incluso en trabajos de estudiantes.
Pensando en estas formas de
trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo
compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre
él y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para saber quién
comentó o modificó el documento original. También existe la herramienta Resaltado que
es como si marcásemos texto con un rotulador. Por último, veremos cómo manejar
diferentes versiones de un mismo documento.
Pestaña revisar:
La ficha de revisión nos permite manejar las opciones más
usuales relativas a compartir documentos. En la siguiente imagen puedes ver su
aspecto.
La revisión de cambios no se activará si no hacemos clic en
el botón Control de cambios que se encuentra en el grupo Seguimiento.
A partir de ese momento podrás resaltar texto, insertar comentarios y guardar
un histórico de los cambios realizados.
La pestaña de Revisar tiene los principales
botones agrupados por tipo de herramienta en los grupos Comentarios y Cambios,
según muestran las siguientes imágenes:
Herramienta de resaltado:
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas
pero igual de efectivas.
La primera opción es:
* Seleccionar el texto o el elemento del documento.
* Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, únicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre
La segunda opción es:
* Hacer clic sobre el botón. 
* El puntero del ratón tomará esta forma
* Hacer clic otra vez sobre el botón, 
para dejar de resaltar y que el
puntero del ratón tome su forma normal.
· Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo
procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos
seleccionar Sin color para que así quite el resaltado.
Comentarios:
Los comentarios son una herramienta muy útil cuando
compartes un documento con varias personas, si no deseas realizar cambios sobre
el documento original pero quieres matizar o apostillar algún concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que
comparten el texto.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos
seguir los siguientes pasos:
– Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
– Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el
botón Nuevo comentario
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un texto en la
parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el
texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos
mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos
aparece una sección lateral con el texto del comentario a la derecha del
documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado, como puedes
ver en la siguiente imagen.
Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto
donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde
nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los
comentarios del documento, desde la opción que encontraremos desplegando el
menú haciendo clic en la flecha triangular inferior.
Control de cambios:
El control de cambios sirve para que Word almacene los
cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un
documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto
eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente a cada miembro
del equipo que realice algún cambio, así se les puede identificar fácilmente.
A continuación estudiemos qué tipo de modificaciones son las
que detecta el control de cambios y cómo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo ( o el asignado al
revisor) y lo subraya. Por ejemplo, en esta imagen se ve que se ha añadido «de
la BD» .
Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto
con el prefijo Con formato, y después indica qué tipo de
formato se ha aplicado. En este caso se ha cambiado la fuente a negrita en las
palabras «en una sola tabla».
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del
color asignado al revisor.
Líneas cambiadas. En la parte izquierda del documento
muestra una línea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y
modificado.
A continuación presentaré un vídeo que nos servirá para poder comparar cambios sobre un documento en Word.
Formularios:
Un formulario no es más que un documento que contiene texto
fijo y texto que debe ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar
debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir
información de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento,
primero debemos activar la Ficha de programador en la Cinta.
Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaña Archivo.
En la sección Personalizar cinta de opciones marcaremos la
casilla Desarrollador en el cuadro de la derecha que muestra las
fichas disponibles.
Aceptamos el cuadro de diálogo y ya disponemos de una nueva
pestaña, llamada Desarrollador.
Controles de contenido:
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control
de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan crear varios
párrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se
modifique, al introducir el texto, este se creará como texto normal y el
control desaparecerá.
El control Imagen, permite que el usuario pueda añadir una imagen pulsando sobre él.
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