IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

 CÓMO IMPORTAR Y EXPORAR DATOS DE EXCEL.

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

  La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

b) Utilizar el asistente para importar texto.

Para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:

- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

- O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

·         Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.

·         Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

·         Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.

 

c) Importar datos de word a excel.

1. Importación de celda individual

·Inicie el Microsoft Excel> abra la hoja de cálculo de Excel en la que necesita importar los datos de las palabras.

·Después de eso, haga clic en la pestaña Insertar> en la cinta haga clic en el botón Objeto

·Ahora, en la ventana del objeto, haga clic en “Crear desde archivo”> examine el documento de MS Word para importar.

·Haga doble clic en el nombre del archivo> haga clic en Aceptar para cerrar la ventana del Ahora vuelves a la hoja de cálculo de Excel con el archivo de Word integrado en ella.

Nota: debajo de la cinta, el cuadro de texto de la celda muestra = EMBED (“Documento”, “”).

·         A continuación, haga doble clic en el documento de Word para abrirlo y editarlo. Aquí los usuarios pueden realizar funciones de palabras completas, incluso en el texto de modificación o reformateo similar a Excel.

·         Haga clic en la pestaña Archivo> elija Guardar como> cambie el nombre de la hoja de cálculo de Excel existente en lugar de guardarla (esto mantendrá la versión no fusionada accesible)> haga clic en el botón Guardar

Opción 2:

·         Abra MS Word> abra el documento con la tabla de datos para importar a Excel

·     No haga clic en las pequeñas marcas de sombreado en la tabla> presione Ctrl + C para copiar la tabla> cierre el documento de Word.

·         Ahora abra Excel> haga clic en el cursor en la primera cuadrícula de celda> pulse las teclas Ctrl + V para pegar los contenidos de la tabla de Word. Desde Word a Excel con un diseño de celda similar, los datos se exportan. (Por ejemplo: si la tabla de Word tiene dos filas con tres columnas, la hoja de cálculo de Excel mostrará dos filas con tres columnas).

d) Importar de una página web.

1. Ir a Datos> Obtener datos externos> Dar la web

2. Aparecerá una ventana del navegador llamada "New Web Query"

3. Escribir la dirección web en la barra de direcciones.

4. Se cargará y mostrará iconos amarillos contra datos/tablas en la página.

5. Seleccionar uno apropiado

6. Presionar el botón Importar.

Ahora has scrapeado los datos de la web en una hoja de cálculo de Excel, perfecta permutación en filas y columnas como desees.

 

e) Importar datos de otras fuentes.

A continuación dejaré un vídeo para la comprensión de este proceso.

f) Importar datos de otro libro.

·         En la pestaña datos pulsa en el icono Conexiones.

·         Se abre una nueva ventana, haz clic donde pone Agregar.

·         Fíjate al final de la ventana hay un botón que pone Conexiones existentes, ahora pulsa en donde pone Examinar en busca de más.

·         A continuación busca en tu ordenador la ubicación del libro Excel, selecciónalo una vez encontrado y pulsar en Abrir.

·         Se abre una nueva ventana en ella has de seleccionar la hoja de cálculo del libro que previamente a has elegido.

·         Una vez seleccionada pulsa Aceptar.

·         Las hojas se agregan de una en una.

Nota: El cuadro de dialogo en vez de ver la palabra hoja vas a ver la palabra tabla, pero son sinónimos en este caso.

Puedes cambiar el nombre a la hoja o tabla para ello simplemente la seleccionas, haces clic donde pone Propiedades, y a continuación pulsas en Cambiar el nombre en conexión para pulsar a Aceptar.

Ahora vas agregar la tabla u hoja que has seleccionado al nuevo libro donde quieres tener los datos del otro libro.

Los pasos que has de seguir para Importar de Excel a Excel son los siguientes:

·         Situado en la pestaña Datos.

·         Haz clic en Conexiones.

·         Selecciona la tabla y pulsa Abrir y aparece una ventana llamada Importar datos.

·         Escoge en que había quieres que se incorpore los datos.

·         También puedes elegir si deseas ver los datos como tabla o como tabla dinámica como gráfico dinámico.

BIBLIOGRAFÍA: Flores. Y.. (septiembre 23, 2016). Cómo importar de Excel a Excel. Noviembre 13, 2021, de Linkedin Sitio web: https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-importar-de-excel-te-evitar%C3%A1-problemas-excel-contabilidad-tic